contoh surat dinas sekolah

Sekolahindonesia
Jan, Jum, 2026

Artikel

Contoh Surat Dinas Sekolah: Panduan Lengkap dan Template

Surat dinas sekolah, atau surat resmi sekolah, merupakan dokumen formal yang digunakan untuk berbagai keperluan administratif dan komunikasi antara pihak sekolah dengan pihak eksternal maupun internal. Memahami struktur, format, dan contoh surat dinas sekolah yang baik dan benar sangat penting bagi para pengelola sekolah, guru, staf administrasi, dan bahkan siswa yang terlibat dalam kegiatan organisasi sekolah. Artikel ini akan memberikan panduan lengkap mengenai contoh surat dinas sekolah, termasuk elemen-elemen penting, jenis-jenis surat, serta template yang dapat digunakan sebagai referensi.

Elemen-Elemen Penting dalam Surat Dinas Sekolah

Setiap surat dinas sekolah harus mengandung elemen-elemen berikut untuk memastikan kejelasan dan profesionalitas:

Kop Surat (Kop Surat): Kop surat memuat informasi identitas sekolah, termasuk nama sekolah, alamat lengkap, nomor telepon, alamat email, dan logo sekolah (jika ada). Kop surat biasanya terletak di bagian atas surat dan memberikan kesan resmi. Pastikan informasi yang tercantum akurat dan terkini. Variasi desain kop surat bisa disesuaikan dengan identitas visual sekolah, namun tetap menjaga kesan formal dan profesional. Contoh:
```
PEMERINTAH KABUPATEN/KOTA [Nama Kabupaten/Kota]
DINAS PENDIDIKAN
SMA NEGERI [Nama Sekolah]
Alamat: [Alamat Lengkap Sekolah]
Telp: (021) [Nomor Telepon Sekolah]
Email: [Alamat Email Sekolah]
Website: [Website Sekolah (Jika Ada)]
```
Nomor Surat: Nomor surat berfungsi sebagai kode identifikasi unik untuk setiap surat yang dikeluarkan. Format nomor surat biasanya mengikuti standar yang ditetapkan oleh sekolah atau dinas pendidikan setempat. Nomor surat memudahkan pengarsipan dan pencarian surat di kemudian hari. Contoh: 421.3/123/SMA-N/2024 (421.3: Kode Klasifikasi, 123: Nomor Urut, SMA-N: Kode Sekolah, 2024: Tahun).
Tanggal Surat: Tanggal surat menunjukkan kapan surat tersebut dibuat. Penulisan tanggal surat harus jelas dan konsisten. Format yang umum digunakan adalah [Tanggal] [Bulan] [Tahun]. Contoh: 26 Oktober 2024.
Lampiran: Jika surat menyertakan dokumen tambahan, jumlah lampiran harus dicantumkan. Contoh: Lampiran: 1 (satu) berkas. Jika tidak ada lampiran, bisa ditulis “Lampiran: -“.
Perihal/Hal: Perihal surat menjelaskan secara singkat isi atau tujuan surat. Perihal harus ditulis secara jelas dan ringkas agar penerima surat dapat dengan cepat memahami maksud surat. Contoh: Perihal: Permohonan Izin Studi Banding.
Alamat Tujuan: Alamat tujuan menunjukkan kepada siapa surat tersebut ditujukan. Penulisan alamat tujuan harus lengkap dan benar, termasuk jabatan penerima (jika ada) dan nama instansi atau perorangan. Contoh:
```
Yth. Bapak/Ibu [Nama Penerima]
[Jabatan Penerima]
[Nama Instansi/Perusahaan]
[Alamat Instansi/Perusahaan]
```
Atau, jika ditujukan kepada perorangan:
```
Yth. Bapak/Ibu [Nama Penerima]
[Alamat Penerima]
```
Salam Pembukaan: Salam pembuka digunakan untuk memulai surat dengan sopan. Salam pembuka yang umum digunakan adalah “Dengan hormat,”. Setelah salam pembuka, biasanya diikuti dengan tanda koma (,).
Isi surat: Isi surat merupakan bagian utama yang menjelaskan maksud dan tujuan surat. Isi surat harus ditulis secara jelas, ringkas, dan terstruktur. Hindari penggunaan bahasa yang ambigu atau bertele-tele. Isi surat biasanya dibagi menjadi beberapa paragraf yang masing-masing membahas poin-poin penting.
Salam Penutup: Salam penutup digunakan untuk mengakhiri surat dengan sopan. Salam penutup yang umum digunakan adalah “Hormat kami,” atau “Wassalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh” (jika ditujukan kepada umat Muslim). Setelah salam penutup, biasanya diikuti dengan tanda koma (,).
Tanda Tangan dan Nama Jelas: Surat dinas sekolah harus ditandatangani oleh pihak yang berwenang, biasanya kepala sekolah atau pejabat yang ditunjuk. Di bawah tanda tangan, dicantumkan nama jelas dan jabatan penandatangan. Selain itu, dapat ditambahkan Nomor Induk Pegawai (NIP) jika penandatangan adalah pegawai negeri sipil.
Tembusan (Jika Ada): Tembusan dicantumkan jika surat perlu diketahui oleh pihak lain selain penerima utama. Tembusan ditulis di bagian bawah surat, setelah tanda tangan. Contoh: Tembusan: 1. Kepala Dinas Pendidikan Kab/Kota [Nama Kab/Kota]; 2. Arsip.

Jenis-Jenis Surat Dinas Sekolah dan Contohnya

Berikut adalah beberapa jenis surat dinas sekolah yang umum digunakan, beserta contoh singkat:

Surat Permohonan Izin: Digunakan untuk memohon izin melakukan suatu kegiatan, misalnya izin studi banding, izin menggunakan fasilitas sekolah, atau izin tidak masuk sekolah.

Contoh: Perihal: Permohonan Izin Studi Banding. “…dengan ini kami mengajukan permohonan izin untuk melaksanakan kegiatan studi banding ke [Nama Sekolah Tujuan] pada tanggal [Tanggal]… “
Surat Pemberitahuan: Digunakan untuk memberitahukan informasi penting kepada pihak terkait, misalnya pemberitahuan perubahan jadwal pelajaran, pemberitahuan kegiatan sekolah, atau pemberitahuan hasil ujian.

Contoh: Perihal: Pemberitahuan Perubahan Jadwal Pelajaran. “…bersama ini kami memberitahukan bahwa jadwal pelajaran mata pelajaran [Nama Mata Pelajaran] akan mengalami perubahan mulai tanggal [Tanggal]… “
Surat Undangan: Digunakan untuk mengundang pihak-pihak tertentu untuk menghadiri suatu acara atau kegiatan, misalnya undangan rapat, undangan upacara, atau undangan pentas seni.

Contoh: Perihal: Undangan Rapat Komite Sekolah. “…dengan hormat kami mengundang Bapak/Ibu untuk menghadiri rapat komite sekolah yang akan dilaksanakan pada [Hari, Tanggal, Waktu, Tempat]… “
Surat Bukti: Digunakan untuk memberikan keterangan resmi mengenai suatu hal, misalnya surat keterangan siswa aktif, surat keterangan lulus, atau surat keterangan berkelakuan baik.

Contoh: Perihal: Surat Keterangan Siswa Aktif. “…dengan ini menerangkan bahwa [Nama Siswa]siswa kelas [Kelas] pada tahun ajaran [Tahun Ajaran]adalah benar-benar siswa aktif di SMA Negeri [Nama Sekolah]… “
Surat Penugasan: Digunakan untuk menugaskan seseorang untuk melaksanakan suatu tugas tertentu, misalnya surat tugas mengikuti pelatihan, surat tugas menjadi panitia kegiatan, atau surat tugas melakukan survei.

Contoh: Perihal: Surat Tugas. “…dengan ini menugaskan kepada [Nama Pegawai], [Jabatan]untuk melaksanakan tugas sebagai [Tugas] dalam kegiatan [Nama Kegiatan] yang akan dilaksanakan pada [Tanggal]… “
Surat Rekomendasi: Digunakan untuk memberikan rekomendasi kepada seseorang untuk suatu keperluan tertentu, misalnya rekomendasi beasiswa, rekomendasi melanjutkan studi, atau rekomendasi pekerjaan.

Contoh: Perihal: Surat Rekomendasi Beasiswa. “…dengan ini kami memberikan rekomendasi kepada [Nama Siswa] untuk mengikuti seleksi beasiswa [Nama Beasiswa] karena yang bersangkutan memiliki prestasi akademik yang baik dan aktif dalam kegiatan ekstrakurikuler…”

Template Surat Dinas Sekolah (Contoh Umum)

Berikut adalah template umum yang dapat dimodifikasi sesuai kebutuhan:

[KOP SURAT SEKOLAH]

Nomor  : [Nomor Surat]
Tanggal : [Tanggal Surat]
Lampiran : [Jumlah Lampiran]
Perihal : [Perihal Surat]

Yth. Bapak/Ibu [Nama Penerima]
[Jabatan Penerima]
[Alamat Penerima]

Dengan hormat,

[Paragraf 1: Pembuka dan Latar Belakang Singkat]

[Paragraf 2: Isi Surat (Penjelasan Maksud dan Tujuan)]

[Paragraf 3: Penutup (Harapan atau Ucapan Terima Kasih)]

Hormat kami,

[Tanda Tangan]

[Nama Jelas]
[Jabatan]
[NIP (Jika Ada)]

Tembusan:
1. [Tembusan 1]
2. [Tembusan 2]

Dengan memahami elemen-elemen penting, jenis-jenis surat, dan template di atas, diharapkan Anda dapat membuat surat dinas sekolah yang efektif, profesional, dan sesuai dengan standar yang berlaku. Pastikan selalu melakukan pengecekan ulang sebelum mengirimkan surat untuk menghindari kesalahan.

Comments 0