cara bikin surat izin sekolah
Cara Membuat Surat Izin Sekolah: Panduan Lengkap Beserta Contoh dan Templatenya
Membuat surat izin sekolah adalah keterampilan penting yang perlu dikuasai siswa dan orang tua. Surat izin yang baik tidak hanya memberitahukan ketidakhadiran siswa, tetapi juga memberikan alasan yang jelas dan profesional, sehingga memperkuat komunikasi antara rumah dan sekolah. Artikel ini akan memandu Anda langkah demi langkah, memberikan contoh, dan template untuk membuat surat izin sekolah yang efektif dan mudah.
1. Memahami Kebutuhan Surat Izin Sekolah
Surat izin sekolah diperlukan ketika siswa tidak dapat hadir ke sekolah karena alasan tertentu. Alasan ini bisa beragam, mulai dari sakit, keperluan keluarga, acara penting, hingga alasan pribadi yang memerlukan izin. Penting untuk memahami bahwa setiap sekolah memiliki kebijakan sendiri mengenai surat izin, termasuk format, informasi yang dibutuhkan, dan batas waktu pengajuan. Sebaiknya, periksa buku panduan sekolah atau situs web sekolah untuk memastikan Anda memenuhi semua persyaratan.
2. Komponen Penting Surat Izin Sekolah
Sebuah surat izin sekolah yang lengkap dan efektif harus mencakup elemen-elemen berikut:
- Tanggal: Tanggal surat ditulis. Ini penting untuk keperluan arsip dan memastikan surat tersebut relevan dengan periode ketidakhadiran.
- Kepada Yth.: Ditujukan kepada pihak yang berwenang, biasanya Guru Wali Kelas atau Kepala Sekolah. Pastikan nama dan jabatan penerima ditulis dengan benar.
- Salam Pembukaan: Gunakan sapaan pembuka yang sopan, misalnya “Hormat kami” atau “Assalamualaikum Wr.Wb.” (jika sekolahnya islami).
- Identitas Siswa: Informasi lengkap mengenai siswa yang bersangkutan, meliputi:
- Nama Lengkap
- Kelas
- Nomor Induk Siswa (NIS) atau Nomor Induk Siswa Nasional (NISN)
- Alasan Izin: Alasan ketidakhadiran harus dijelaskan secara jelas, ringkas, dan jujur. Hindari alasan yang ambigu atau tidak meyakinkan. Contoh alasan yang umum:
- Sakit (Sertakan keterangan dokter jika memungkinkan)
- Acara Keluarga (Pernikahan, pemakaman, dll.)
- Keperluan Medis (Periksa gigi, terapi, dll.)
- Keperluan Penting Lainnya (Mengikuti kompetisi, menghadiri acara keagamaan, dll.)
- Lama Izin: Sebutkan dengan jelas tanggal mulai dan tanggal berakhir izin. Jika hanya satu hari, sebutkan tanggal tersebut.
- Pernyataan Maaf: Sampaikan permohonan maaf atas ketidakhadiran siswa dan potensi dampaknya terhadap pelajaran.
- Ucapan Terima Kasih: Sampaikan ucapan terima kasih atas perhatian dan pengertian pihak sekolah.
- Salam Penutup: Gunakan salam penutup yang sopan, seperti “Hormat saya,” atau “Wassalamualaikum Wr. Wb.” (jika sekolah bernuansa Islam).
- Tanda Tangan: Tanda tangan orang tua/wali siswa. Jika siswa sudah cukup umur dan sekolah mengizinkan, siswa juga dapat menandatangani surat tersebut.
- Nama Jelas: Nama jelas orang tua/wali siswa (dan nama jelas siswa, jika menandatangani).
- Kontak Orang Tua/Wali: Menyertakan nomor telepon yang dapat dihubungi untuk verifikasi atau keperluan mendesak.
3. Format Surat Izin Sekolah yang Benar
Format surat izin sekolah sebaiknya formal dan mudah dibaca. Berikut adalah panduan format yang umum digunakan:
- Jenis Huruf: Gunakan font yang mudah dibaca, seperti Times New Roman, Arial, atau Calibri.
- Ukuran Huruf: Gunakan ukuran huruf 12.
- Spasi: Gunakan spasi 1.15 atau 1.5.
- Batas: Atur margin kiri, kanan, atas, dan bawah sekitar 2.5 cm.
- Kiri Rata: Teks umumnya diratakan kiri (left-aligned).
- Bahasa: Gunakan bahasa Indonesia yang baku dan sopan. Hindari penggunaan bahasa informal atau slang.
4. Contoh Surat Izin Sekolah (Sakit)
[Tempat, Tanggal Surat]
Kepada Yth.
Ibu/Bapak [Nama Guru Wali Kelas]
Wali Kelas [Kelas]
Dari [Nama Sekolah]
Dengan hormat,
Dengan surat ini, saya selaku orang tua/wali dari:
Nomor: [Nama Lengkap Siswa]
Kelas: [Kelas]
NIS/NISN: [Nomor Induk Siswa/Nomor Induk Siswa Nasional]
Memberitahukan bahwa anak saya tersebut di atas tidak dapat mengikuti kegiatan belajar mengajar di sekolah pada tanggal [Tanggal Mulai Izin] karena sakit. Terlampir surat keterangan dokter sebagai bukti pendukung.
Saya mohon maaf atas ketidaknyamanan yang ditimbulkan. Atas perhatian dan pengertian Bapak/Ibu, saya ucapkan terima kasih.
salam saya,
[Tanda Tangan Orang Tua/Wali]
[Nama Jelas Orang Tua/Wali]
[Nomor Telepon Orang Tua/Wali]
5. Contoh Surat Izin Sekolah (Kebutuhan Keluarga)
[Tempat, Tanggal Surat]
Kepada Yth.
Bapak/Ibu Kepala Sekolah
[Nama Sekolah]
Assalamualaikum Wr. Wb.
Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini, selaku orang tua/wali murid dari:
Nomor: [Nama Lengkap Siswa]
Kelas: [Kelas]
NIS/NISN: [Nomor Induk Siswa/Nomor Induk Siswa Nasional]
Dengan ini mengajukan permohonan izin tidak masuk sekolah untuk anak saya tersebut pada tanggal [Tanggal Mulai Izin] sampai dengan [Tanggal Berakhir Izin] karena ada keperluan keluarga, yaitu menghadiri pernikahan saudara di [Nama Kota/Desa].
Begitulah cara saya membuat surat izin ini secara nyata. Atas perhatian dan izin yang diberikan saya ucapkan terima kasih.
Wassalamualaikum Wr. Wb.
salam saya,
[Tanda Tangan Orang Tua/Wali]
[Nama Jelas Orang Tua/Wali]
[Nomor Telepon Orang Tua/Wali]
6. Template Surat Izin Sekolah (Dapat Diedit)
[Tempat, Tanggal Surat]
Kepada Yth.
Bapak/Ibu [Nama Guru Wali Kelas/Kepala Sekolah]
[Jabatan]
[Nama Sekolah]
Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini, orang tua/wali dari:
Nomor: [Nama Lengkap Siswa]
Kelas: [Kelas]
NIS/NISN: [Nomor Induk Siswa/Nomor Induk Siswa Nasional]
Dengan ini memberitahukan bahwa anak saya tersebut di atas tidak dapat mengikuti kegiatan belajar mengajar di sekolah pada tanggal [Tanggal Mulai Izin] karena [Alasan Izin].
[Tambahkan detail alasan izin jika perlu. Misalnya: “sedang sakit dan memerlukan istirahat di rumah.” atau “harus mengikuti kegiatan [Nama Kegiatan] Dari [Tempat Kegiatan]”.]
Saya mohon maaf atas ketidaknyamanan yang ditimbulkan. Atas perhatian dan pengertian Bapak/Ibu, saya ucapkan terima kasih.
salam saya,
[Tanda Tangan Orang Tua/Wali]
[Nama Jelas Orang Tua/Wali]
[Nomor Telepon Orang Tua/Wali]
7. Tips Membuat Surat Izin Sekolah yang Efektif
- Tulis dengan Jujur: Jangan berbohong mengenai alasan ketidakhadiran. Kejujuran akan membangun kepercayaan antara orang tua dan sekolah.
- Berikan Keterangan yang Cukup: Jelaskan alasan ketidakhadiran secara detail, tetapi tetap ringkas. Hindari memberikan informasi yang berlebihan atau tidak relevan.
- Sertakan Bukti Pendukung: Jika memungkinkan, sertakan bukti pendukung seperti surat keterangan dokter, undangan acara, atau dokumen lain yang relevan.
- Perhatikan Tenggat Waktu: Ajukan surat izin sesegera mungkin setelah mengetahui ketidakhadiran siswa. Beberapa sekolah memiliki tenggat waktu tertentu untuk pengajuan surat izin.
- Periksa Ulang: Sebelum mengirimkan surat, periksa ulang untuk memastikan tidak ada kesalahan ketik, tata bahasa, atau informasi yang tidak akurat.
- Simpan Salinan: Simpan salinan surat izin untuk arsip pribadi.
8. Pertanyaan Umum (FAQ) Seputar Surat Izin Sekolah
- Apakah surat izin sekolah harus ditulis tangan atau diketik? Tergantung kebijakan sekolah. Sebaiknya periksa aturan sekolah. Jika tidak ada aturan khusus, surat yang diketik lebih disarankan karena lebih mudah dibaca.
- Siapa yang harus menandatangani surat izin sekolah? Biasanya orang tua/wali siswa. Namun, beberapa sekolah mengizinkan siswa yang sudah cukup umur untuk menandatangani surat izin sendiri.
- Apa yang harus dilakukan jika tidak punya surat keterangan dokter? Jelaskan alasan sakit secara detail dan jujur. Jika memungkinkan, kunjungi dokter segera setelah sakit dan berikan surat keterangan dokter saat sudah ada.
- Bagaimana jika izin diperlukan untuk jangka waktu yang lama? Komunikasikan dengan pihak sekolah dan jelaskan situasi secara rinci. Sekolah mungkin memiliki prosedur khusus untuk izin