cara membuat surat izin sekolah smp

Cara Membuat Surat Izin Sekolah SMP: Panduan Lengkap dengan Contoh dan Tips

Surat izin sekolah SMP merupakan dokumen penting yang memberikan pemberitahuan resmi kepada pihak sekolah mengenai ketidakhadiran siswa. Surat ini diperlukan ketika siswa berhalangan hadir karena sakit, keperluan keluarga, atau alasan lain yang dapat dipertanggungjawabkan. Membuat surat izin yang baik dan benar adalah keterampilan dasar yang perlu dikuasai oleh siswa dan orang tua/wali. Artikel ini akan membahas secara detail cara membuat surat izin sekolah SMP yang efektif, lengkap dengan contoh, tips, dan format yang tepat.

Struktur Surat Izin Sekolah SMP yang Benar

Sebuah surat izin sekolah SMP yang baik harus memiliki struktur yang jelas dan sistematis. Struktur ini membantu pihak sekolah memahami informasi yang disampaikan dengan mudah dan cepat. Berikut adalah struktur dasar surat izin sekolah SMP:

1. Tempat dan Tanggal Pembuatan Surat: Bagian ini terletak di pojok kanan atas surat. Tuliskan tempat (kota/kabupaten) dan tanggal surat dibuat. Contoh: Jakarta, 26 Oktober 2023.

2. Tujuan Surat: Bagian ini ditujukan kepada pihak sekolah yang berwenang, biasanya wali kelas atau bagian tata usaha. Tuliskan nama jabatan dan nama sekolah dengan lengkap. Contoh: Yth. Bapak/Ibu Wali Kelas VII-A SMP Negeri 1 Jakarta.

3. Salam Pembukaan: Gunakan salam pembuka yang sopan dan formal. Contoh: Dengan hormat,

4. Identitas Siswa: Bagian ini berisi informasi lengkap mengenai siswa yang bersangkutan, meliputi:

   • Nama Lengkap: Tuliskan nama lengkap siswa sesuai dengan akta kelahiran atau kartu pelajar.
   • Kelas: Tuliskan kelas siswa dengan format yang benar (contoh: VII-A, VIII-B, IX-C).
   • Nomor Induk Siswa (NIS): Tuliskan NIS siswa dengan benar.
   • Alamat: Tuliskan alamat lengkap siswa.

5. Isi Surat (Alasan Izin): Bagian ini merupakan inti dari surat izin. Jelaskan alasan ketidakhadiran siswa secara singkat, jelas, dan jujur. Hindari alasan yang berbelit-belit atau tidak masuk akal. Beberapa contoh alasan izin yang umum:

   • Sakit: Jelaskan bahwa siswa sakit dan tidak dapat mengikuti pelajaran. Jika memungkinkan, sebutkan jenis penyakitnya (misalnya: demam, flu, sakit perut). Sebaiknya, lampirkan surat keterangan dokter jika sakitnya memerlukan perawatan medis.
   • Keperluan keluarga: Jelaskan keperluan keluarga yang mendesak, seperti menghadiri acara pernikahan keluarga, pemakaman, atau menjenguk keluarga yang sakit.
   • Acara Penting: Jelaskan acara penting yang diikuti siswa, seperti mengikuti lomba, pelatihan, atau kegiatan ekstrakurikuler yang mewakili sekolah.
   • Alasan Lainnya: Jelaskan alasan lain yang dapat dipertanggungjawabkan, seperti mengurus dokumen penting atau keperluan mendesak lainnya.

6. Lama Izin: Sebutkan berapa hari siswa tidak dapat mengikuti pelajaran. Tuliskan tanggal mulai dan tanggal berakhir izin dengan jelas. Contoh: Selama 2 hari, yaitu tanggal 27 Oktober 2023 sampai dengan 28 Oktober 2023.

7. Harapan: Sampaikan harapan agar pihak sekolah dapat memakluminya dan siswa dapat segera mengikuti pelajaran kembali. Contoh: Atas perhatian dan izin yang diberikan, saya mengucapkan terima kasih.

8. Salam Penutup: Gunakan salam penutup yang sopan dan formal. Contoh: Hormat saya,

9. Tanda Tangan dan Nama Orang Tua/Wali: Bagian ini berisi tanda tangan orang tua/wali siswa dan nama lengkapnya. Jika siswa sudah cukup dewasa dan dapat menandatangani surat izin sendiri (dengan persetujuan orang tua/wali), maka siswa dapat menandatangani surat tersebut.

Contoh Surat Izin Sekolah SMP (Sakit)

Jakarta, 26 Oktober 2023

Yth. Bapak/Ibu Wali Kelas VII-A
SMP Negeri 1 Jakarta

Dengan hormat,

Saya yang bertanda tangan di bawah ini, orang tua/wali dari:

Nama Lengkap: [Nama Siswa]
Kelas: VII-A NIS: [Nomor Induk Siswa]
Alamat: [Alamat Lengkap]

Memberitahukan bahwa anak saya tersebut di atas tidak dapat mengikuti pelajaran pada hari Jumat, 27 Oktober 2023, dikarenakan sakit demam.

Sebagai bukti, saya melampirkan surat keterangan dokter.

Atas perhatian dan izin yang diberikan saya ucapkan terima kasih.

salam saya,

[Tanda Tangan Orang Tua/Wali]

[Nama Lengkap Orang Tua/Wali]

Contoh Surat Izin Sekolah SMP (Keperluan Keluarga)

Jakarta, 26 Oktober 2023

Yth. Bapak/Ibu Wali Kelas VIII-B
SMP Negeri 2 Jakarta

Dengan hormat,

Saya yang bertanda tangan di bawah ini, orang tua/wali dari:

Nama Lengkap: [Nama Siswa]
Kelas: VIII-B NIS: [Nomor Induk Siswa]
Alamat: [Alamat Lengkap]

Memberitahukan bahwa anak saya tersebut di atas tidak dapat mengikuti pelajaran selama 2 hari, yaitu tanggal 27 Oktober 2023 sampai dengan 28 Oktober 2023, dikarenakan ada keperluan keluarga, yaitu menghadiri pernikahan saudara di luar kota.

Atas perhatian dan izin yang diberikan saya ucapkan terima kasih.

salam saya,

[Tanda Tangan Orang Tua/Wali]

[Nama Lengkap Orang Tua/Wali]

Tips Membuat Surat Izin Sekolah SMP yang Efektif

• Gunakan Bahasa yang Formal dan Sopan: Hindari penggunaan bahasa gaul atau bahasa informal dalam surat izin. Gunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar.
• Tulis dengan Rapi dan Jelas: Pastikan tulisan tangan rapi dan mudah dibaca. Jika memungkinkan, ketik surat izin menggunakan komputer atau laptop.
• Sebutkan Alasan yang Jujur dan Dapat Dipertanggungjawabkan: Jangan berbohong atau membuat alasan palsu. Sekolah akan lebih menghargai kejujuran.
• Lampirkan Bukti Pendukung (Jika Ada): Jika alasan izin memerlukan bukti pendukung, seperti surat keterangan dokter atau surat undangan, lampirkan bukti tersebut bersama dengan surat izin.
• Serahkan Surat Izin Tepat Waktu: Usahakan untuk menyerahkan surat izin sebelum siswa tidak hadir. Jika tidak memungkinkan, serahkan surat izin sesegera mungkin setelah siswa tidak hadir.
• Periksa Kembali Surat Izin: Sebelum menyerahkan surat izin, periksa kembali semua informasi yang tertulis. Pastikan tidak ada kesalahan penulisan atau informasi yang kurang lengkap.
• Konsultasikan dengan Orang Tua/Wali: Mintalah bantuan dan persetujuan dari orang tua/wali sebelum membuat dan menyerahkan surat izin.
• Simpan Salinan Surat Izin: Simpan salinan surat izin sebagai bukti bahwa siswa telah memberikan pemberitahuan mengenai ketidakhadirannya.
• Pahami Kebijakan Sekolah: Setiap sekolah mungkin memiliki kebijakan yang berbeda mengenai surat izin. Pahami kebijakan sekolah dan ikuti aturan yang berlaku.

Dengan mengikuti panduan dan tips di atas, Anda dapat membuat surat izin sekolah SMP yang efektif dan profesional. Surat izin yang baik akan membantu menjaga komunikasi yang baik antara siswa, orang tua/wali, dan pihak sekolah.